Кадровое делопроизводство
Подготовка, согласование и утверждение различных документов – неотъемлемая составляющая обязанностей HR и далеко не самая приятная. Здесь возникает сразу несколько проблем.

Организация и поиск документов
Разнообразие документов, с которыми имеют дело сотрудники HR, впечатляет: должностные инструкции, приказы, планы, списки сотрудников, статистика и многое другое… Где же хранятся их формы и образцы? Чаще всего на персональном компьютере каждого кадровика, а иногда и не каждого. Из-за отсутствия единого хранилища и возможности синхронизации данных, найти нужный и актуальный документ в короткий срок становится непосильной задачей.

Эту проблему легко решить, организовав единую библиотеку документов HR на корпоративном портале. Сотрудники получат онлайн доступ к формам, бланкам, образцам, причем каждый в меру своих компетенций. Всегда быть в курсе изменений документов позволят автоматические уведомления по электронной почте. Параллельно можно создать wiki-ресурс с пояснениями, советами и лучшими практиками по заполнению, подготовке и дальнейшим действиям с документами.

Обработка заявок сотрудников
Ежедневно в отдел кадров обращаются с заявками на оформление командировки, отпуска, получение справки, прием на работу и т.п. При этом сбор подписей, поиск и ожидание нужных людей может растянуться на несколько дней. Электронные заявки на корпоративном портале сокращают данное время до получаса. Заявки всегда доступны на портале, их просто заполнять, обо всех поданных заявках ответственным лицам приходит уведомление. По сравнению с бумажными вариантами электронные заявки никуда не теряются, их можно найти в любое время.

Уменьшение затрат
Экономии, которой позволяет добиться корпоративный портал можно посвятить отдельный разговор. Основные статьи сокращения затрат: ЗП, командировки, печать документов.

Для HR также немаловажной будет возможность уменьшить издержки на обучение персонала. На базе корпоративного портала компании можно организовать полноценный корпоративный университет с онлайн занятиями, что обойдется значительно дешевле регулярной отправки сотрудников на курсы вне компании, учитывая стоимость тренеров, рабочего времени, потраченного на проезд и т.п.

Корпоративная культура
Важными факторами становления и развития корпоративной культуры являются внутренние корпоративные коммуникации. Вот здесь корпоративный портал представляет большую ценность для HR.

Первым делом на портале следует создать отдельный раздел, посвященный истории, миссии и ценностям компании, опубликовать Кодекс деловой этики.

Единению сотрудников, их пониманию сути бизнеса способствуют новости на портале: официальные и неофициальные внутренние новости, а также информация о событиях в отрасли. Развить взаимовыручку и командный дух поможет система голосования за коллег на портале. Так, например, каждый сотрудник может проголосовать за коллегу в благодарность за помощь в решении рабочего вопроса или просто за хорошее настроение. Голоса переводятся в баллы и накапливаются на личном счете сотрудника. На эти баллы в Интранет-магазине затем можно купить брэндированную продукцию компании либо всевозможные сувениры с логотипом предприятия. Альтернатива Интранет-магазину – размещение работников с самыми высокими баллами на доске почета опять же на корпоративном портале.

Корпоративные мероприятия и праздники также влияют на ценностные ориентиры сотрудников. Как использовать при этом портал? Например, объявите к 1 мая фотоконкурс на лучшее рабочее место сотрудника. В фотогалерее компании достаточно создать соответствующий альбом. Дальше сотрудники могут голосовать за понравившиеся фото, оставляя комментарии.

Адаптация персонала
Не секрет, что новый сотрудник начнет приносить прибыль компании и получать удовлетворение от работы только после того как овладеет принципами работы в компании, наладит взаимоотношения с коллективом и ознакомится с внутренними бизнес-процессами.

Раздел «Новому сотруднику», как составляющая корпоративного портала, поможет в быстрой и доступной форме узнать главное о компании, ее целях и стратегиях, процедурах и традициях. Раздел может содержать что-то вроде «Курса молодого бойца», чтобы помочь новичку быстрее сориентироваться, не отвлекая других специалистов от работы.

Наглядная организационная структура компании и возможность просмотреть профиль каждого сотрудника помогут новоприбывшему быстрее запомнить имена коллег, скоординировать свое поведение. Другие сотрудники также смогут лучше узнать о новичке со страниц раздела «Кадровые изменения» и его профиля на корпоративном портале. Увидев свое фото на портале, новый сотрудник легче почувствует себя принятым в команду.

Обучение
Финансовые выгоды организации обучения на базе корпоративного портала уже упоминались выше. Возможностей, здесь также огромное множество. На портале можно создать базу тематических видео-уроков, учебных презентаций, статей. С помощью настраиваемых опросов легко проводить аттестацию полученных знаний в виде тестов.

Корпоративный портал облегчает и организацию очных занятий на предприятии: сотрудники имеют возможность посмотреть на портале расписание тренингов, отправить заявку на участие.

Обратная связь
Насущная проблема в большинстве компаний – нехватка обратной связи, как между отделами, так и между руководством и подчиненными. Ситуацию не сложно улучшить, с помощью корпоративного портала.

Самое простое средство обратной связи, доступное на портале – опросы. Они могут выявлять настроения в коллективе, определять мнение большинства по определенному вопросу. Результаты опросов можно использовать в качестве источника статистических данных.

Еще один важный инструмент – форум. Здесь полезно будет создать отдельный раздел: «Вопросы руководству». Не лишней будет и анонимная форма обратной связи с руководителями.